展會上租賃設備，租還是不租？

展覽經理Candy Adams說：在展會上租賃設備有有利的一面，也有不利的一面。只有了解利弊，才能決定租賃是否適合你。

作為一個展覽經理，你經常會思考這樣一個問題，“我是租還是買呢?”行業經驗顯示恰當的租賃可以節省三分之一到一半的費用。因此當你使用一樣東西的次數將要超過三次，那就買下來吧，如果你只需要使用一到兩次，租賃可能就是最好的選擇，有些展覽租賃廠商甚至還為那些不確定自己要買什么的客戶提供“先試后買”服務，租賃也可以給后續的購買提供協商的余地。

除了成本和使用頻率之外，下面還有一些其他常見的支持或者反對租賃的原因。

提高靈活性

如果你在不同展會上展位的面積有變化，就很難用相同的設施處理不同的空間，但租賃可以使你避開這個難題。你只需要按照需求租借相應的或大或小的道具，還可以根據你在展會上的面積大小來增加或者減少一些租賃品。

當租賃展覽用品時，規格大小很重要。一些參展商發現租借100平方英尺展位需要的東西在經濟上是可行的，但是如果展位更大，比如說200平方英尺或者島型展位，展覽用品的租金就上漲很多。

租賃使展覽商在決定一個三年甚至五年的協議之前，可以嘗試一些不同展覽類型，來找到適合他們展覽的最好方式。更重要的是，租賃給那些需要參加不同類型、產品十分細化的參展商提供了很大的靈活性。這些參展商需要不同的外觀和感覺，無論是為了吸引觀眾還是顯示產品的不同大小、類型。

除了租賃品自身之外，它的靈活性還表現在臨時調度方面。比如說，一些參展商的展品可能在展會時間上有沖突，一些背靠背時間緊挨著的展會，加急的運輸費用可能會超出預算，或者展會日期重疊，展會用品不能及時地運輸到另外一個展會。如果有機會獲得租賃品那就可以很好地解決這些問題。

成本效益

剛成立的企業可能想要一個更大的或者更令人印象深刻的展會，來推出他們的品牌，但是他們可能沒有那么多資金投資在像定制貿易展會這樣的地方。因此，他們可以用這些錢租一個精彩的展覽，這樣就不用花費大量資金了。

如果租賃的話，我們也不用支付一些所有者的費用，比如說經常性的維修和翻新成本，儲存費用和倉庫的裝卸費用。如果不用維修和翻新，那我們在展會結束后就不用處理一些磕磕碰碰的小問題了，據估計，展會上用品所有者的后續修復費用大約占展會總費用的3%到5%。在經濟放緩的時候，甚至那些經常參加展會的公司也可能想要節省現金，用租賃而不是購買來更新展會用品性能。

如果手頭上有現金來購買展會設備用品，你公司的財務政策可能會在決定是租賃還是購買上發揮巨大作用，做出更好的財政選擇。租賃是一次性的花費而不是購買了會貶值的資產，買來的是一次性的使用，因此，如果一個東西需要再次使用，那應該協商一下是否需要購買。另外，不是所有的公司都想要購買一些設備造成財政支出。

比如，我曾經合作過的許多公司在那些可能會折舊的資產的購買上都會設置三年或五年一萬美元的限購令，也有一些客戶必須選擇租賃，因為他們的展品營銷計劃是由政府資助或者補助，不允許他們購買固定的資產。

易于使用

那些想擺脫大多數展覽附加業務(定制展覽服務，比如交通運輸、材料處理、人工、水電等)的公司，可以找到一些提供簡單的租賃、包裝方便而且具有成本效益的管理公司，如果你的展覽團隊比較節儉，而且你的展會計劃比較密集，這可能更加實際。

此外，租房不意味著你可以不支付報廢品的處置費，許多參展商在買展會用品時不考慮花費，如果你租了用品，你只需要在展會結束后把東西運回去，對于那些來自國外的參展商和去外國的參展商，就近租用比購買和從海外運輸更加劃算，國際性的展會通過中介和海關來運輸會增加很多不必要的花費。

缺少選擇

你或許很難確定一個適合你的規格和標準的公司或者用品承包商，不是所有公司都會把自己的業務完全公布出來，一個用品可能不能包含你公司所需要的。甚至就算你找到了你喜歡的設備用品，它的可用性也是不能保證的，由于其他的參展商也從這些地方進行選擇，所以你應該盡可能提前下手，來確保這些設備用品的可用性。

你應該認識到租賃的展品和用品可能會有一定的磨損，因為它們大多數都不是全新的，而且它們或許是用比你平時定制展會所見的都要便宜的材料制作而成。

另一方面，租賃供應商會在多大程度上調整他們的產品來適應你的需求，這也會產生一些限制。只要你不是完全定制展位，你就很可能做出一些設計上的讓步。這就意味著你的租來的展會仍然看起來像是一個普通的展會而沒有公司自己的風格。

項目費用

展覽租賃建議往往不是很規范。租金成本可能包括也可能不包括試用安裝和預覽，運輸和文件、現場指導安裝、材料搬運，安裝和拆除過程以及其他展會服務。你可以花費1000美元，并在合同上簽字，但之后才發現這里的成本只涉及物理展覽和沒有必要的輔助。因此，要求一份詳細項目的建議，讓你知道租金價格里面包括什么，不包括什么。

請注意，如果你從展會的綜合服務商那里租借展會用品，通常里邊就包含了材料處理費和固定I&D勞動費，這是它的一個明顯的優勢。

較高的成本

租賃展品可能意味著更高的總體運行成本，因為你在展覽用品中沒有所有權。例如，如果你購買了10萬美元的展品，一年里在展會上用了三次，你擁有了它們并且在接下來四年折舊年限里你可以使用它，只承擔日常開支。但是如果你租了一個3萬5千美元的產品，同樣一年三次展會，你在第一年結束時就已經花費了10萬美金，而且在接下來幾年也沒有現成展品可以使用。

還有一個潛在的問題可能沒有被注意到，那就是租賃中要支付更高的I&D勞動費，尤其是當租賃公司沒有提供比較完美的服務的時候，你或許不得不每次使用時都在設計上花費一些費用，除非你計劃多次使用同一種展覽用品并把貿易展覽設計存儲起來。

從成本效益和靈活性到選擇有限和隱藏費用，租賃對于展覽來說不是一個萬能的解決方案，但是，現在你已經知道了為什么要租賃或者為什么不租賃，你可以更好地回答這個古老的問題：“租，還是不租?”